Forventningene var til å ta og føle på før Sartors 40-årsjubileum, både blant de 723 gjestene og de 60 hotellansatte på jobb. Dette skulle bli tidenes største festmiddag for begge parter, med treretters meny etterfulgt av fengende underholdningsinnslag ut i de sene nattetimer.

La oss begynne med å skru tiden noen måneder tilbake. I mars fikk vi den første henvendelsen fra senterledelsen på Sartor Storsenter. De hadde så smått begynt å planlegge senterets 40-årsjubileum, og var på utkikk etter et egnet lokale. Kriteriene var at lokalene måtte kunne håndtere 500 spisende gjester til treretters middag, ha overnattingsmuligheter og scene med bra lyd og lys. Det kunne arrangementskonsulent Silvia Høines raskt forsikre om at hotellet kunne levere, og to dager etter var bestillingen lagt inn.

Måtte telle over bord og stoler

Nå kunne planleggingen begynne for fullt. Så kom det ny telefon fra Sartor-direktøren Thomas Skålnes: «Klarer dere å få plass til 700 gjester?». -Dette må vi bare få til, tenkte jeg, forteller Silvia Høines. Med god hjelp fra kolleger gikk hun i gang med å telle over antall bord og stoler tilgjengelig på huset, og å lage ny bordtegning for rekordmange middagsgjester. -Vi måtte faktisk supplere med litt nytt servise for å være sikre på at vi kom oss gjennom kvelden, fortsetter Silvia. Med opptellingen unnagjort gjaldt det å rydde plass i Panoramasalen til mer enn 700 middagsgjester. Det krevde sin logistikk, og løsningen ble å flytte scenen lengre innover, slik at salen ble slått sammen med Fjordblikk-lokalet som ligger bak scenen.

Panoramasalen klar for fest

Madcon was here!

I løpet av kvelden var det lagt opp til underholdning både under og etter middagen. David Genius fra Scandinavian Entertainment Service geleidet gjestene gjennom tidsreisen, fra 70-tallet og Sartors spede begynnelse, gjennom puddelrockens 80-tall, boybandenes 90-tall og videre til 2000-tallet og frem til i dag. Hvert tiår var akkompagnert av morsomme betraktninger og tidsriktige musikkinnslag. Madcon tok stafettpinnen videre og skapte fantastisk stemning med hit etter hit, sånn at Tschawe fikk som svar på sitt velkjente spørsmål «Erre noe liiiiv her?» et rungende «JA!».

Madcon hilsen

«Madcon was here» – på duken fra backstage

Varme tallerkener imponerte

Å servere treretters middag til mer enn 700 gjester er en utfordring for et hvert kjøkken, men kjøkkensjef Mike Dahmlow og hans team tok utfordringen på strak arm. Det var blant annet mange allergier å ta hensyn til, men god logistikk gjorde at det var full kontroll og god flyt. -Det var godt samarbeid mellom de ulike avdelingene gjennom hele arrangementet, og man kunne merke at alle gjorde en ekstra innsats for å gjøre kvelden best mulig for Sartor-jubilantene. Det var rett og slett veldig god stemning, og helt spesielt å være på jobb den dagen, forteller den engasjerte arrangementskoordinatoren. Kjøkkenet fikk mye skryt for kveldens meny, men aller mest skryt fikk vi kanskje for de varme tallerkenene maten ble servert på. Små, men ekstraordinære detaljer er viktige for den gode totalopplevelsen for gjestene.

 

Kveldens meny:

Forrett: Norsk sjøkreps ovnsbakt i urtesmør med fennikelsalat og sitrussaus
Hovedrett: Hjortemedaljong servert med gresskarpure, rosenkål, pastinakk, tyttebær og viltsaus
Dessert: Hjemmelaget pavlova med vaniljekrem og sesongens frukt

 

Spente servitører

Spente servitører klare for innsats

Kjøkken sartor

Full kontroll på kjøkkenet

Arrangementskoordinatoren har under hele prosessen samarbeidet tett med både kunden og de ulike avdelingene på huset, om alt fra teknisk gjennomføring, vakthold, rigging og logistikk, til innkvartering, meny og forberedelser på kjøkkenet, serveringslogistikk og gjennomføring underveis. -Det ga skikkelig mersmak. Det gir et ekstra kick med så mange gjester, mye planlegging og gode tilbakemeldinger, og det gjør at all innsatsen er verdt det, avrunder Høines.

Referanse fra Sartor Storsenter:

Hjertelig takk for det store bidraget Panorama Hotell & Resort stod for i forbindelse med Sartor Storsenters 40 års jubileumsfest 17. november i år. Det ble en fantastisk fest og et minne for livet for alle som deltok. Vi har fått tilbakemeldinger om at dette var den beste festen som noen gang er gjennomført på Sotra og med sterke oppfordringer om å gjøre det igjen, før feiringen av 50 årsjubileet!

Vi har opplevd Panorama Hotell & Resort som en gjennomprofesjonell samarbeidspartner fra vi tok kontakt første gang til festen var gjennomført og regningen mottatt. Det er en stor prestasjon å servere en tre retters festmeny med drikke til nærmere 750 gjester. Personlig var jeg mest spent på om serveringen av maten ville gå bra – og det gjorde den virkelig. Jeg har fått en rekke tilbakemeldinger fra våre gjester om hvor imponert de er over kvaliteten på maten og ikke minst at den ble servert varm og god. «Vi ble til og med advart om at tallerkenen kunne være litt varm», har flere gjester fortalt. Serveringen gjennom hele kvelden var preget av presisjon, diskresjon og topp service.

Takk også for et godt samarbeid i forberedelsene til festen. Vi opplevde at våre ønsker og forslag ble behandlet seriøst, og samen med hotellets erfaring, ble opplegget planlagt og gjennomført til vår store tilfredshet. Spesielt vil jeg takke for gode forslag og bistand til å løse utfordringene med gjestene som var under 18 år og hjemtransporten etter festen. Etter det jeg har hørt, gjekk begge deler prikkfritt.

Takk til Ole Martin for at han leder hotellet slik at det er i stand til å gjennomføre så store arrangementer,  for da slipper vi å dra over broen for å gjøre det. En spesiell takk til vår kontaktperson, Silvia Høines, for et profesjonelt og hyggelig samarbeid.

Med vennlig hilsen
Thomas Skålnes
Direktør

Skal du planlegge arrangement? Ta kontakt med oss!